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ファイル共有の便利な活用~ペーパーレス・テレワーク~

投稿日:2020年9月14日 更新日:

需要が急増しているクラウド(オンラインストレージ)ですが、皆様、活用されていますか?

クラウド(オンラインストレージ)には様々な機能があります。
それはサービスによっても異なるのですが、ほとんどのサービスに付与されており
いちばん活用しやすくおすすめの基本機能が【ファイル共有】です。

【ファイル共有】とはクラウドに置いたひとつのファイルを
様々な場所・メディアからアクセスすることで、共有する方法です。

今回はこの【ファイル共有】を活用した具体例をご紹介します。

ファイル共有でペーパーレス化

沢山の紙の資料、管理は出来ていますか?
使用済みの紙でゴミ箱がいっぱいではないですか?
しかもその紙には、お金と資源がかかっています。

ペーパーレスとは資料などを紙で保存するのではなく、デジタル化によってデータ保存することです。
全員で1つのファイルを共有・閲覧することで、業務の効率化生産性向上が期待できます。
そこで、ファイル共有によるペーパーレス化のメリットについてご紹介します。

1.経費削減(コストカット)

ペーパーレス化することで文字通り紙がいらなくなります。
会議などで人数分の資料を印刷する時間短縮できますし、
今まで購入していた用紙やトナーなどの注文回数も減ると考えると、大きな経費削減にもなります。

2.情報共有の効率化

情報をデータ化することによって、資料の検索性や情報共有の効率化が高まります。
デジタルデータとして保存した資料は、クラウド(オンラインストレージ)上に保存することで
いつでも・どんな場所からでもアクセスすることができるため、
外出先や自宅からでも資料の閲覧・ダウンロードが可能になります。

3.スペース削減

ペーパーレス化を行うと、紙の資料が少なくなる事でスペースの削減にもなります。
今まで積んでいた書類の山をデータ化すればきれいに片付きます。
スッキリとして働きやすい環境が整うことも、業務効率化に大きく影響するでしょう。

4.物理的損失の回避(劣化・破損の危機回避)

企業が作成する資料には、長期保存を必要とするものも多くあります。
紙で印刷した資料は経年劣化するため、環境によっては長期保存に適するとは限りません。
また、災害による資料の損失など、緊急事態への備えを取っておくことも必要です。

資料のデータ化により、災害・ヒューマンエラーによる紛失がなくなり情報をより強固に守ることができます。

ファイル共有はテレワークにも最適!

新型コロナウイルスの感染拡大により、「テレワーク」「リモートワーク」というキーワードが
急速に一般的になりました。
最近導入を始めた法人様も多いのではないでしょうか?

テレワーク(リモートワーク)とは、ITを活用して遠隔地で業務を行うことを指します。
現在、多くの家庭に高速なインターネット回線とパソコンが普及しており、
これらを利用すれば自宅でもオフィスと同様に作業ができるというわけです。

そこで、テレワーク導入に役立つファイル共有のメリットをご紹介します。

1.外部からのアクセス

特定PCからのみアクセスを認証する機能や、オンラインストレージ上のファイルを暗号化して保存することで
不正なユーザーからのアクセスを防ぐことができます。
そのため重要なデータの保存場所として最適です。

2.データの受け渡しが簡単に(WEB公開)

オンラインストレージでは、アップロードしたデータをURL化して、
送信先にデータを一度に受け渡すことができる機能があります(WEB公開)。

本来、複数のデータや容量の大きいデータを送る場合は、数回にメールを分けて送信していたかと思います。

しかしファイル共有を活用すれば、
契約容量内であれば無制限でクラウド内のファイルデータの受け渡しが可能です。

3.データの受け取り・管理が簡単に

受け取りたいフォルダを作成し、URLを作ります。あとは相手にそのURLを伝えるだけで設定は完了です。
また、容量も気にしないでよくなります。

受け取る側はデータが一箇所に集まるので管理がしやすくなり、業務の時間短縮・効率化になります。

4.セキュリティ機能充実で安心

テレワーク時、業務用PCやUSBメモリ、HDDといった機器・記録媒体の
社外持ち出しが必要となる可能性があります。
ただし、持ち出し時には物理的な紛失や盗難による情報漏えいのリスクが存在します。

そこでデータの保存・管理にはセキュリティ対策機能が充実した
法人向けのクラウド(オンラインストレージ)を利用し、
パスワード管理を徹底の上利用することをおすすめします。

ファイル共有には(クラウド導入なら)「Win-Get! Cloud TENMA」

クラウド(オンラインストレージ)は、探してみるとたくさんあります。

中でもクラウドサービス「Win-Get! Cloud TENMA」は初心者でも安心。
無料の「導入・保守サポート」はもちろん、今後のバックアップやデータ運用のコンサルティングも行っています。
無料出張によるオンサイトサポートと、電話と遠隔ソフトを併用したオンラインサポートがあり、
誠心誠意対応しております。
無料サポートでは、皆様の環境に合った活用法のご提案もさせていただきます!

また「Win-Get! Cloud TENMA」にはファイル共有以外の機能もたくさんあります。
TENMAが持つ一部機能の活用法をこちらの記事でも紹介しております。
様々な機能を持ったTENMAを、ぜひご利用ください!

札幌市中央区南1条西10-4-167
小六第一ビル 6F
直通TEL:011-272-0600

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東京都千代田区神田須田町2-7-3
VORT秋葉原ビル5F
直通TEL:03-6206-0970

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横浜市中区扇町1-1-25
キンガビル4F
直通TEL:050-2018-0428

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名古屋市中村区名駅2-38-2
オーキッドビル 5F
直通TEL:052-414-7561

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大阪市北区梅田1-1-3
大阪駅前第3ビル 7F
直通TEL:06-6131-8423

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福岡市博多区博多駅南1-3-6
第3博多偕成ビル 11F
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