デジタル化された現代のビジネスにおいて、デジタルデータの保管や取扱いは重要です。
・帳簿
・図面
・見積書
等々、紙からデジタルデータに移行し、可変性や利便性、省スペース性が格段に向上しました。
しかしその反面、
・パソコンの故障や誤操作による消失
・バックアップの必要性
・セキュリティ対策
等、今までになかったリスクも生まれました。
クラウドストレージはデジタルデータの保管や取扱いをより確実・円滑にするものとして注目されています。
特に近年は「災害対策」や「テレワーク」にも有効で、更に注目度が上がっています。
これから導入を考えている方に参考となるよう、今回はクラウドストレージの特徴やメリットをご紹介します。
クラウドストレージのメリット
クラウドストレージとは、インターネットを介してデータの「保管」や「共有」などが行えるストレージです。
また、アクセスの方法も様々です。
専用アプリをインストールする必要のあるサービスもあれば、ブラウザを使用して手軽にアクセスできるサービスもあります。
スマートフォンの発達により、パソコンだけでなく、スマートフォンアプリと連携・連動して使用できるサービスもあります。
クラウドストレージを導入することにより、以下の5つメリットがあります。
１．低コストで導入可能
大規模なサーバーを導入しようとすると、高額な導入費用が発生します。
しかしクラウドサービスは、導入そのものは初期費用が不要（無料）なサービスもあり、低コストで使用をはじめることができます。
２．どこでもデータを使用可能
基本的にインターネットさえ接続できれば、「いつ」「どこでも」、アクセスすることができ、データを使用することができます。
出張や営業で外出する際に、いちいちUSBメモリやノートPCにデータを落とし込む必要がありません。
３．バックアップとして使用可能
パソコン端末のデータを、バックアップとしてクラウド上に保存することができます。
突発的な故障や災害に備え、迅速に業務を再開することができます。
自動バックアップ機能のあるクラウドストレージであれば、手作業でバックアップをする煩雑さからも解放されます。
４．サーバー管理業務を削減可能
大規模なサーバーを導入すると、管理責任者が必要です。クラウドストレージを導入すれば、不要です。人件費削減などが可能です。
５．ファイル共有により、情報共有が可能
部署や拠点の多い企業でも、同じファイルを参照することができます。
各端末から変更や修正ができるので、都度都度問い合わせたり、別々のファイルを突き合せたりする手間がなくなります。
クラウドストレージを選ぶためのポイント
クラウドサービスは、各社が提供しています。
「たくさんあってわからない！」という方向けに、ここでは選定の際のポイントをご紹介します。
クラウドの特徴
クラウドを選ぶポイント
１．データ容量
大きければ大きいほどいい、という訳ではありません。
まず、
「現状のデータ容量は？」
「すべてのデータをクラウドストレージにアップロードする必要があるのか？」
「今後、どれだけデータ容量が増大する？」
を考える必要があります。
共有するデータ容量を限定すれば、それだけ運用コストを削減できます。
逆に限定しすぎると、折角のクラウドストレージが活用しきれない可能性があります。
２．費用
多くのクラウドストレージは月額となります。
サービスによっては、「年間契約で割引」「契約人数によって割引」となるケースもあります。
継続的に運用するためには、「誰が」「どれだけ」使用するかを考えることも重要です。
３．セキュリティ
情報漏洩などのリスク対策も確認する必要があります。
使用するクラウドストレージに暗号化や認証などの技術がどれだけ備わっているか事前に必要するといいです。
具体的には、
・運営会社がプライバシーマークやISMS（情報セキュリティマネジメントシステム）などのセキュリティに関する認証を取得しているか
・暗号化やセキュアな通信技術を採用しているか？不正アクセス対策をしているか？
・部署や個人ごとで、誰が使っているか監視・可視化できるか？
４．機能
「管理者機能」「操作性」なども重要です。
折角導入したのに、使いづらいため、結局使わなくなってしまっては意味がありません。
大半のクラウドサービスは試用版を提供しているため、契約前に使用感を試してみるといいです。
法人様に最適なクラウドストレージ
クラウドストレージを上手に活用することができれば、ビジネスの生産性や売上を向上することができます。
特に近年では、
・水害や地震などに対する「BCP対策」（災害対策）
・テレワークなどで自宅からデータアクセスが可能
と言った点からもクラウドストレージの注目度が集まっています。
最初に述べたように、デジタルデータの保管や取扱いは重要です。
そのため、自社にとって最適なクラウドサービスを選定する必要があります。
弊社の提供する「Cloud TENMA」は、「■クラウドストレージのメリット」でご紹介した5つのメリットをすべて網羅しています。
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