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大容量のファイルを安全に送る方法は?

投稿日:2020年10月14日 更新日:

スマホや一眼レフカメラで撮影した写真や動画、パワーポイントで作った資料などを人に送りたい時、どの方法がいいでしょうか?

最近はスマホで撮った写真データも高画質になり、容量が3MB〜10MB近くあるデータも珍しくありません。友達同士の写真のやり取りであればLINEを使ってもいいかもしれません。しかし“仕事のデータをお客様に送る”となるとそういう訳にはいきません。

メールに添付する方法だとサイズ制限に引っ掛かって送れなかったり、受信に時間がかかって相手に迷惑をかけてしまう事もあります。また、メールサーバーの容量圧迫にもなります。

そこで今回は安全に大容量のファイルを送る方法をご紹介します。

どうしてもメールを使いたい場合

ファイルを圧縮する

どうしてもメールで送らないとならない事情がある場合、ファイルを圧縮する方法があります。

データの内容を変えずに容量を小さくする方法です。現在はほとんどのPCに搭載されている機能なので、手軽にできるのが特徴です。「解凍」機能によってファイルを開きます。

大容量データを送る場合のほか、何個もある添付ファイルを一つにまとめたいときにも圧縮は便利です。送信相手が添付ファイルをメールからPCにコピーする場合、メールソフトによってはファイル1個ごとに「保存」作業を行わなければならないこともあります。
圧縮しておけば、ファイルを1個だけ保存し、あとは展開(解凍)するだけで済むので手間が軽減できます。

圧縮機能のうち、よく利用されているのは「ZIP形式」です。
圧縮時にパスワード設定が可能な点なため、セキュリティー対策が重要なビジネスの場でもよく使われます。

ファイル自体のサイズを小さくする

PDFなら編集からサイズを縮小、画像なら解像度を下げるといったように、ファイル自体を編集して容量を小さくする方法もあります。ただし解像度を下げると、画像が粗くなってしまうため注意が必要です。
送信相手に「イメージを伝えるために画像を送りたい」など、高解像度の画像である必要がない場合は便利な方法です。

ここまで圧縮の方法をご紹介いたしましたが、実は圧縮は容量をそれほど小さくすることはできません。たとえば写真データを何枚も送る場合、圧縮する方法では限界があります。ではどのようにすれば大きなデータを安全に送ることができるのでしょうか?

外部のクラウドサービスを利用する

ファイル転送サービス

圧縮などの作業をしても、どうしてもファイルサイズが大きくなってしまう。そんなときは、ファイル転送サービスを利用するとよいでしょう。特にビジネスの場で大容量ファイルを一括で送信するには、「ファイル転送サービス」を利用する方法があります。
送信者がファイルを専用サーバにアップロードし、受信者がその専用サーバからダウンロードできるサービスです。

大容量の画像ファイルでも高速にダウンロードすることができるため、扱うデータ容量の大きいデザイン関連の業種などでは、取引先とのやり取りなどに利用すると便利です。
以下のように、様々なファイル転送サービスがあります。
・GigaFile(ギガファイル)便
・宅ファイル便
・おくりん坊
・データ便 など

大容量のデータ送信に適しているファイル転送サービスですが、具体的な容量、料金はサービスによって異なります。自社の業務でどれほどの容量が必要か、事前に確認しておきましょう。
また、手作業となるファイル送信作業は、ヒューマンエラーのリスクがあります。操作の分かりやすさ、送受信のしやすさをチェックし、ヒューマンエラーを防ぎやすいサービスを選択しましょう。

ビジネス向けのセキュアなクラウドストレージを利用する

ビジネス向けのクラウドストレージサービスを利用する方法もあります。

ご紹介するWin-Get! Cloud TENMAは、弊社リプラスが提供しているクラウドストレージサービスです。自動バックアップや大容量メール送信機能、カスタマイズ機能など、ビジネス向けの機能が豊富でセキュアなクラウドストレージです。

「WEB公開機能」を活用し、大容量データを簡単に受け渡し!

大容量メール送信機能(Web公開)では、Win-Get! Cloud TENMAにアップロードしたデータをURL化し、クライアントにデータを一度に受け渡すことができる機能です。
今までは複数のデータや容量の大きなデータを送ろうとした場合、複数のメールに分けて送信していたかと思います。TENMAであれば、ご契約容量内無制限でオンラインストレージ内のファイルデータを受け渡しできます。
大量のデータを受け渡しする機会が多いお客様に最適な機能です。

「CHANGE! TENMA」でカスタマイズ

他のクラウドサービスにはないWin-Get! Cloud TENMAの大きな特長に「CHANGE! TENMA」機能があります。
「CHANGE! TENMA」機能を使えば、ログイン画面、管理画面の画像などを好きな画像に変更することができます。

自社のロゴマークなどに変更することで、オリジナルクラウドとして表現も可能です。
クライアントとのやりとりもスムーズに、安心してお使いいただけます。

ビジネス用クラウドサービスがオススメ

いかがでしたか?こちらの記事では、大容量のファイルを送るための方法をご紹介いたしました。画像1枚を送る場合には圧縮が簡単でいいですね。大容量のデータを送る場合にはファイル転送サービスを使うなど、ご事情によって使い分けるのが良いですが、業務で利用する場合はデータ保存もでき、セキュリティも安心できるビジネス用クラウドサービスをオススメいたします。

また、先程ご紹介したクラウドストレージサービス「Win-Get! Cloud TENMA」は、初心者の方にも安心で、無料の「導入・保守サポート」はもちろん、今後のバックアップやデータ運用のコンサルティングも行っています。
無料出張によるオンサイトサポートと、電話と遠隔ソフトを併用したオンラインサポートがあり、誠心誠意対応しています。
無料サポートでは、皆様の環境に合った活用法のご提案もさせていただきます!

また「Win-Get! Cloud TENMA」にはファイル共有以外の機能もたくさんあります。
TENMAが持つ一部機能の活用法をこちらの記事でも紹介しております。
様々な機能を持ったTENMAを、是非体験版からでも利用してみてはいかがでしょうか。
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