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テレワークを始めるには?ツール選びのポイント

投稿日:2020年9月7日 更新日:

広がる新しい働き方“テレワーク”

新型コロナウイルスの感染拡大により、より注目度が高まっているテレワーク
最近導入を始めた法人様も多いのではないでしょうか?

テレワークとは「tele=離れた所」と「work=働く」をあわせた造語で、時間や場所にとらわれない柔軟な働き方を意味します。自宅で行う在宅勤務や、カフェなどでノートパソコンやタブレット等を利用して仕事を行うモバイルワークもテレワークの一種です。

afterコロナ時代の働き方として、今後もテレワークはますます注目され定着していくことが考えられます。
テレワーク導入にあたっては滞りなく業務が進められるよう、必要な準備や正しい導入手順を理解して、効果的なツールを活用することが大切です。

とはいえ、初めてテレワークを導入する企業にとっては
「テレワーク導入にメリットはあるのか?」
「何を使ってどのように進めればよいのか?」
「セキュリティ対策が不安・・・」
などの様々な疑問や不安な気持ちが湧いてくるのではないでしょうか?

この記事では、テレワーク導入の効果、さらに導入にあたって取り入れるツール選びのポイントをご紹介いたします。
おすすめのツールについても具体的に紹介しているので、テレワークの導入を検討している方は、ぜひ参考にしてください。

テレワークの効果

生産性の向上

テレワーク導入による効果として期待されるのは、生産性の向上です。

<具体例>
・営業職の社員が、外出先から臨機応変に顧客対応できる。
・通勤時間を減らし、より業務に集中する時間を増やすことができる。
・育児や介護といった家庭の事情などで通勤できない社員を、在宅ワーカーとして雇用できる。

コスト削減

テレワークは、コストの削減にも効果を発揮します。

<具体例>
オフィスの省力化により、テナント料や電気代を抑えることができる。
・スタッフ通勤時の交通費を削減できる
書類が、紙からデジタルに変更することで、印刷代・用紙代が削減できる

BCP対策

テレワークは、BCP対策としても有効です。

BCP対策(事業継続性計画:Business Continuity Plan」とは、
災害等の発生時、重要な業務への影響を最小限に抑える計画のことを指します。
また万が一重要な業務が中断してしまっても、迅速に業務を再開できるよう、事前に備えておくための対策のことを指します。

2020年には新型コロナウイルスの対策として、フレックスタイム勤務や、在宅ワークへの切り替えを行う企業が増加しました。
こうした柔軟な対応は、BCP対策のひとつと言えます。

重要なポイントは、
いざという時にスムーズに通常業務が再開できるよう、あらかじめリスクを想定した体制をとっておくことです。

テレワークを導入すると、BCP対策に次のような効果が期待できます。
・スタッフが会社に通勤できなくても、在宅で通常業務を継続できる。
・ペーパーレス化により、紙の資料が災害被害を受けたとしても、デジタルの資料を残すことができる。

あらかじめテレワークを導入しておけば、災害時もスムーズに事業継続でき、業務への支障を最小限に抑えることができます。

テレワーク用ツール選びのポイント

ではテレワーク導入にあたって、どのようなツールを取り入れるとよいのでしょうか?
以下のポイントを押さえておきましょう。

使いやすさ

テレワーク導入の際の重要なポイントの一つが、全てのスタッフがツールを迷わずに利用できるかどうか?ということです。
システムの使い勝手が良いかどうかは、どのような状況でも重要な要素ですが、
離れて仕事をするテレワークでは、特に重要なポイントです。
スタッフの多くが自宅や外出先からシステムを利用するため、使い方が複雑だったり、導入時にサポートが充実していないツールを導入してしまうと使いこなすことができず、仕事に支障が出てしまいます。

情報共有のしやすさ

テレワークの課題の一つとして挙げられるのは、コミュケーションの問題です。
対面で会話ができるオフィスと違い、会議はもちろんのこと、同僚や上司に相談や質問をするということが困難になります。
テレワーク時はチャットツールやWeb会議ツールを利用し、離れているからこそこまめに連絡をとり、お互いの状況を把握しておくことが重要です。

また、業務で利用するデータの共有も重要です。
会議で使用するプレゼン資料、同部署で進行している企画の文書、動画素材等、業務で利用するあらゆるデータの保存、管理、共有を確実・スムーズに行うためには、各自のPCだけでなく、オンラインストレージの導入によってデータを管理できるようにすると良いでしょう。

セキュリティ対策機能が充実している

チャットツールやWeb会議システムなど、情報連携を行う上で必要不可欠です。しかし、ツールや使用環境等によってはセキュリティ対策が万全ではない可能性があります。
悪意を持った第三者により、脆弱性を狙い不正侵入されるリスクはゼロではありません。
またセキュリティ対策が万全であったとしても、ユーザ側の過失によって情報漏えいなどのトラブルが発生する可能性もあります。

またテレワーク時、業務用PCやUSBメモリ、HDDといった機器・記録媒体の社外持ち出しが必要となる可能性があります。
ただし、持ち出し時には物理的な紛失や盗難による情報漏えいのリスクが存在します。

データの保存・管理にはセキュリティ対策機能が充実した法人向けのオンラインストレージを利用し、パスワード管理を徹底の上利用することをおすすめします。

データの管理・共有には「Win-Get! Cloud TENMA」

テレワーク導入に最適なツールとして、クラウドサービス「Win-Get! Cloud TENMA」がおすすめです。

TENMAは、企業向けに開発されたセキュアなオンラインストレージサービスです。
ネットワーク環境と、IDとパスワードの権限がある状態であれば、いつ・どこからでもアクセスすることができます。

使いやすい・アフターサポート充実


データをクラウドに保存することにより、最新のデータをどこからでも閲覧、共有することができます。また新しい機器を導入する必要もなくデータサーバーとして役立ちます。
サポート面に関しても、無料出張による現地サポート、電話、リモートソフトによるオンラインサポートも行っております。加えて、今後のデータ運用やバックアップ体制のご相談も承っております。

セキュリティ機能充実で安心


アップロードをしたデータは暗号化され、さらにパスワードを設定することでデータを安全に受け渡すことができます。セキュリティ面に関しても、データの暗号化はもちろんのこと、IDやグローバルIP毎にアクセス制限を行うことも可能です。
今やデータは会社の財産とも言えます。クラウドストレージも多様化している中、 オンライン上に重要なデータを保存するからこそサービス内容や機能、価格だけでなくセキュリティの高さも重要です。

BCP対策に有効


地震や水害など自然災害が起こった際や、今回の新型コロナウイルスのように、出勤が困難になった際にも事業を継続させることができるので、BCP対策としても役立ちます。

まずは無料トライアルでお試し利用!

この記事で紹介しているクラウドサービス「Win-Get! Cloud TENMA」は、テレワークを始めたい法人様に最適です。

「実際に使ってみないとわからない」
「他社のクラウドサービスと比較をしてみたい」

そんな時は、1ヶ月の無料トライアルを利用して、導入前に実際の使用感を体験することができます。 体験したうえで導入を検討できるため安心です。

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